Documentos Estratégicos de un Programa

Strategic documents in a Program

El propósito de este webinar fue refrescar la importancia de estos documentos y la necesidad de mantenerlos actualizados, basándose en las buenas prácticas de los estándares del PMI.  Estos documentos son cruciales para alinear iniciativas con los objetivos de la organización.

A continuación, se detallan cuatro documentos fundamentales y cómo se interconectan:

• Plan Estratégico Organizacional: Este documento define la visión, misión y objetivos a largo plazo de la organización (3-5 años).  Es la base para todos los demás documentos, y de él derivan las metas del Business Case y el Program Charter.  La visión responde a la pregunta de qué quiere lograr la empresa a largo plazo, mientras que la misión se enfoca en la razón de ser actual de la empresa.

  
  

• Business Case (Caso de Negocio): Justifica una iniciativa a través de un análisis costo-beneficio, ROI y alineación estratégica, respondiendo a la pregunta "¿Vale la pena hacerlo?".  Se alimenta del Plan Estratégico y sirve como insumo para el Program Charter.  El Business Case es esencial para asegurar la alineación con los objetivos estratégicos, proporcionar una base para la toma de decisiones informadas y ayudar a obtener financiamiento y el compromiso de los stakeholders.

  
  

• Program Charter (Acta de Constitución del Programa): Autoriza formalmente un programa, detallando objetivos, alcance, recursos y gobernanza.  Concreta lo aprobado en el Business Case y se alinea con el Plan Estratégico, incluyendo entregables clave que guiarán el Roadmap.  Este documento establece formalmente la existencia del programa, proporciona una visión general y dirección estratégica, asegura la alineación con los objetivos organizacionales, sirve como guía para la planificación y ejecución, y actúa como un documento de referencia clave a lo largo del ciclo de vida del programa.  Típicamente, incluye la visión y misión del programa, objetivos SMART, alcance y entregables, gobernanza, identificación de stakeholders, y suposiciones y restricciones.

  
  

• Roadmap (Hoja de Ruta): Es un cronograma visual que muestra hitos, fases y dependencias para ejecutar un programa, una PMO o un proyecto.  Operacionaliza el Program Charter, traduciendo los objetivos en acciones temporales.  Aunque no siempre se encuentra en el SPM, es parte del ciclo de vida del programa y depende del enfoque.  La Hoja de Ruta proporciona una visión clara de la dirección y el progreso del programa, ayuda a alinear a los stakeholders y gestionar expectativas, y facilita la comunicación y coordinación entre los componentes del programa.  Generalmente incluye una línea de tiempo, hitos clave, principales entregables y dependencias.

  
  

Mantener estos documentos estratégicos actualizados es fundamental para el éxito de cualquier iniciativa, asegurando que todos los esfuerzos estén alineados con la visión y los objetivos generales de la organización. 

Checa el video donde explico cómo se generan cada uno de estos documentos: https://youtu.be/oONhC2CG0bk